ICT Contractmanagement QuickScan

OPDRACHT
De opdracht voor ICT Contractmanagement QuickScan bestaat uit een analyse van de aanwezige ICT contractadministratie, ICT contractmanagement processen en organisatie binnen organisatie Vechtstromen. Op basis van de analyse worden aanbevelingen gedaan, eventuele besparingsmogelijkheden vastgesteld en wordt een plan van aanpak opgesteld. Onderdeel van de opdracht is om de bestaande ICT Contractbeheerder te begeleiden.

OPZET ICT CONTRACTMANAGEMENT QUICKSCAN
Onderstaand de opzet aan voor de QuickScan uitgesplitst in deelgebieden, deliverables en activiteiten.

Deelgebieden
De volgende deelgebieden zullen worden onderzocht:
• Contractadministratie;
• Inrichting beheer IV contracten (governance);
• Taken/verantwoordelijkheden/processen;
• Besparingspotentieel.

Deliverables
1. Analyse & bevindingen op bovengenoemde deelgebieden;
2. Aanbevelingen op bovengenoemde deelgebieden;
3. Indicatief besparingspotentieel;
4. Plan van Aanpak op basis van de aanbevelingen;
5. Functieprofiel van taken en verantwoordelijkheden voor het managen van ICT contracten

Activiteiten
1. Inventarisatie door interviews en deskresearch (4 tot 6 weken);
2. Opstellen en terugkoppelen analyse resultaten (1 tot 2 weken);
3. Opstellen en terugkoppelen aanbevelingen (1 tot 2 weken);
4. Vaststellen besparingspotentieel (3 weken);
5. Opstellen Plan van Aanpak (1 tot 2 weken);
6. Opstellen Functieprofiel (1 week).

Bovenstaande activiteiten kunnen deels parallel worden uitgevoerd en de genoemde doorlooptijden zijn indicatief. De planning voor de QuickScan zal aangepast/verfijnd worden na de inventarisatiefase.

RANDVOORWAARDEN
Beschikbaarheid van personeel bij het Waterschap en de beschikbaarheid van de contractadministratie (zowel financieel als contractadministratie).

DUUR EN TIJDSBESTEDING
Op basis van de verstrekte aanvraag wordt de gevraagde inzet voor de interimmanager geschat op gemiddeld 2 tot 3 dagen per week voor een periode 3 maanden, met een optie tot verlenging.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.