Opdrachtomschrijving
De functionaris geeft leiding aan één van de implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs en een overkoepelend communicatie- en adoptieteam. Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd, voert ieder team de komende drie jaar een aantal implementaties uit. De projectleider geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie. Er wordt samengewerkt met het DefDoc DEVOPS team verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning. En het DefDoc informatie beheerteam verantwoordelijk voor de functionele ondersteuning. De implementatieprojecten hebben synergie met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie. Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties zoals bijvoorbeeld Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt nu geïmplementeerd bij de Bestuursstaf. We starten binnenkort ook met de voorbereiding van de implementatie bij alle defensieonderdelen voor de komende 2-3 jaar. DeProjectleider gaat met een team van meerdere business analisten aan de slag in één van de twee implemenatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers).

Eisen

Wensen

- Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiebeheer en gegevensbeheer is een pré.

- Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler. 

- Een goed vermogen om in dynamische en soms stressvolle omgeving te werken, en adequaat te reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe uitdagingen.

- Een goed vermogen om in dynamische en soms stressvolle omgeving te werken, en adequaat te reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe uitdagingen.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.